マイナンバー導入実務「提供・開示等」
マイナンバー法で限定的に定められた場合を除き、特定個人情報の提供は禁じられています。特定個人情報を提供できるのは、マイナンバー法第１９条各号に明記された範囲内に限られます。
Ｑ，グループ会社への出向・転籍の場合のマイナンバーの提供は
マイナンバーの提供はできません。Ａ社からグループ会社のＢ社に出向し、Ｂ社から給与をもらっている場合、マイナンバーをＡ社からＢ社に提供することは出来ず、Ｂ社は改めて従業員からマイナンバーの提供を受けることになります。
グループ会社間で従業員の基本データを共有している場合は、籍を置いている会社以外はマイナンバーを参照できないようアクセス制限している場合に限り、共通データベースに記録することは出来ます。
Ｑ，委託する場合の提供は
会社が源泉徴収票作成事務を含む給与事務を子会社に委託する場合、その子会社に対して、従業員等の個人番号を含む給与情報等の提供は可能です。
Ｑ，特定個人情報の廃棄方法は
特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合は、焼却・溶解、または細断可能な
シュレッダー等復元不可能な手段での廃棄が必要です。廃棄・削除を含めた保管体制等
、システム構築が必要になります。
（※）シュレッダー等での廃棄の場合は、復元可否の判断が難しく注意が必要です。
電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトの利用や物理的な破壊により
復元不可能な手段が必要です。
Ｑ，その他廃棄での注意点は
①廃棄記録の保存
事業者ガイドラインにもありますが、マイナンバーを削除した場合は、削除した記録の保存が義務付けられています。削除記録の中にはマイナンバーは含めないことになっています。
記録内容としては、ファイルの種類、名称、責任者・部署、削除・廃棄状況等が考えられます。
②所管法令との関係を確認する
所管法令により一定期間保存が義務付けられているものは、所管法令通りに保存する必要があります。
雇用関係等が終了した時点で削除することはできませんので注意が必要です。
