マイナンバー導入実務「保管は」
企業の実務において所管法令で定められた保存年数を過ぎて書類を保管する事例を多く目にします。
マイナンバーは保管できる場合が限定され、所管法令で定められている保存期間を経過した場合は、出来るだけ速やかにマイナンバーを廃棄・削除することが義務付けられています。
Ｑ，継続して保管することができる場合とは
継続して雇用関係にある従業員のマイナンバーは、提供を受けた以降も毎年継続的に源泉徴収票作成事務などに利用することが認められています。このため、雇用関係が続く限り保管が可能です。
Ｑ，求職者や海外勤務者の保管は
従業員が休職し、復職期間が未定の場合でも雇用関係が継続しているため保管が可能です。海外勤務者も雇用関係が継続している限り保管が可能となります。
Ｑ，本人確認のための本人確認書類（個人番号カード、通知カード等）のコピーは
安全管理措置を講じたうえで、コピーを保管することはできます。
Ｑ，マイナンバーが記載されていない書類の保管は
特定個人情報とは、マイナンバーをその内容に含む個人情報となりますので、特定個人情報からマイナンバーを除けば通常の個人情報保護法にしたがって保管が可能です。
特定個人情報を書類で保管している場合は、マイナンバー部分を復元できない程度にマスキングすれば通常の個人情報保護法の扱いになります。
書類の保管は、保管期限・保管場所等を明確にし、電子データの場合は保管期限を経過したものは自動的に削除されるシステムを構築する等の配慮が必要です。
